Por Pablo Mélo
Para todo tipo de sociedades resulta indispensable y legalmente obligatorio contar con los libros sociales que registren sus movimientos fundamentales o de trascendencia en su operación, económica o contractualmente hablando: registran acuerdos de modificación a sus estatutos, la entrada o salida de algún socio, las acciones o partes sociales que detenta cada uno de sus miembros, los incrementos o disminuciones del capital social, acuerdos de la directiva, entre otros.
Para otorgar seguridad y transparencia entre los socios
La Ley General de Sociedades Mercantiles establece la obligación de llevar registros en diferentes libros sociales, dependiendo de la sociedad de que se trate, para otorgar seguridad y claridad a los socios frente a los propios movimientos corporativos de su empresa. Estos libros guardan constancia de todos los movimientos internos de una sociedad; en general encontraremos la obligación de llevar:
Libro de Actas. Es el libro corporativo más importante de una sociedad, pues en él deben constar todos los acuerdos tomados en Asambleas Generales Ordinarias y Extraordinarias de socios.
El artículo 36 del Código de Comercio estipula la obligación de toda persona moral de carácter mercantil de integrar un libro de Actas de Asamblea, haciendo constar en él todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio y, al menos, una Asamblea General Ordinaria anual y las Asambleas Generales Extraordinarias que se requieran.
Libro de Registro de Acciones. De conformidad con lo dispuesto por el artículo 129 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, en él se registran todos y cada uno de los socios accionistas que formen parte de la empresa, las aciones o partes sociales que detenta cada uno, así como todas las entradas y salidas de socios.
Libro de Registro de Aumento o Disminución de Capital Social. Como su nombre indica, registra el monto del capital de la empresa, tanto en su parte fija como variable (de aplicar), y sus aumentos y disminuciones,
Libro de Sesiones de Consejo. De encomendarse en los estatutos de una empresa la administración de una sociedad a un Consejo de Administración, éste deberá reunirse periódicamente y dejar asentadas sus decisiones en este registro, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 143 de la Ley General de Sociedades Mercantiles.
Forman parte de la contabilidad
Estos registros, dejan constancia de movimientos corporativos que trascienden fiscalmente, tanto para la empresa como para sus socios; es por ello que el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación los califica como parte de la contabilidad de toda empresa. Inclusive, el no mantener actualizados los Libros Sociales representa una infracción a las disposiciones fiscales y, con fundamento n los artículos 28, 83, fracción II, y 84, fracción II, del Código Fiscal de la Federación, en caso de una Visita Domiciliaria o Revisión de Gabinete por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT), ello traería como consecuencia la determinación de una multa a cargo de la empresa, sin mencionar que dicha autoridad podría utilizar dicha omisión para determinar algún crédito fiscal de forma presuntiva por movimientos que no hayan sido asentados en dichso registros.
En suma:
El tener debidamente actualizados los libros sociales no sólo evita contingencias de carácter fiscal que pueden redundar en la aplicación de créditos fiscales presuntos y la imposición de multas, sino que implica contar con registros que den calirdad a los socios respecto de todos los movimientos internos de la empresa en la que participan, evitando controvercias internas.